วิธีจัดเก็บเอกสาร ค้นหาง่าย เก็บที่ไหนก็หาเจอ

 Credit: https://ecm.beesuite.co

 1.เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารทั้งหมดให้พร้อม
    อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงาน อย่างกล่องกระดาษ แฟ้ม ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องเก็บเอกสาร เมื่อเตรียมอุปกรณ์เรียบร้อยแล้ว ก็จะเป็นขั้นตอนการจัดเรียงเอกสาร ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ ต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ในที่เดียวกัน ไม่อย่างนั้นแล้วอาจะต้องเสียเวลามาจัดการใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ายังมีเอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่าง ๆ

2.จัดการเอกสารในทันทีที่ได้รับ
    จริง ๆ แล้ววิธีการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดก็คือ ทันทีที่ได้รับเอกสารมา ให้คุณจัดการกับเอกสารนั้นโดยทันที อย่างเช่น ถ้าหากเป็นจดหมายก็ให้เปิดอ่านทันที หากมีเรื่องสำคัญก็เก็บไว้ หากไม่สำคัญก็ทิ้งไป การจัดการกับเอกสารในทันทีนั้น จะลดกระปริมาณเอกสารกระดาษภายในบ้านให้ลดลงอย่างเห็นได้ชัด

3.แยกเอกสารที่จำเป็นต้องเก็บให้เป็นหมวดหมู่ย่อยที่สุด
    ควรเริ่มกับการจัดการกล่องใบแรกก่อน โดยต้องแยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็น 2 ประเภท คือ เอกสารที่  ยังอยู่ในระหว่างการปฏิบัติงาน อันได้แก่ ใบรายการที่ต้องส่งให้ลูกค้า ใบเสร็จที่ยังไม่ได้ชำระเงิน ใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้ผ่านการพิจารณา เป็นต้น และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว อย่างเช่น เอกสารที่ผ่านการดำเนินการแล้ว รวมไปถึงเอกสารที่สำคัญทางกฎหมาย หลังจากทำการแบ่งเอกสารเป็น 2 ประเภทแล้ว ก็ต้องมาจัดหมวดหมู่ของเอกสารนั้นอีกครั้ง เช่น หมวดการเงิน หมวดการจัดการ หใวดการจำหน่าย เป็นต้น 

4.ทำการจัดเรียงเอกสาร
    เมื่อทำการแยกเอกสารเป็นหมวดหมู่ย่อยแล้ว ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำดับวันและเวลาอีกครั้ง เพื่อให้การค้นหาเอกสารนั้นง่ายขึ้น เมื่อจำเป็นต้องหยิบมาใช้ ในกรณีที่ในแต่ละวันมีใบรายการจำนวนมาก อาจจัดเรียงรายการใน 1 วันนั้นตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ-ส่ง หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่ระบุไว้ในเอกสารดังกล่าว เพื่อให้สะดวกในการค้นหา และเป็นระเบียบยิ่งขึ้น

 5.จัดเข้าแฟ้มเอกสาร
    เมื่อคัดแยกเอกสารเรียบร้อยแล้ว ต่อมาสิ่งที่จำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นเข้าแฟ้ม โดยแยกให้ชัดเจนว่าแต่ละแฟ้มนั้นเป็นเอกสารหมวดไหนอะไร และเก็บแค่เอกสารหมวดนั้น ๆ ในแฟ้มเพียงหมวดเดียว แต่ทั้งนี้ใน 1 แฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไป เพราะนอกจากจะหาได้ยากแล้ว ขนาดของแฟ้มที่หนาเกินไปยังมีผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย
ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากกว่า 1 แฟ้มใน 1 หมวด การใช้วิธีแยกหมวดหมู่ด้วยแฟ้มสีต่าง ๆ ยังเป็นทางเลือกที่ดีอีกด้วย หลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้ว อาจใช้กระดาษสีมาทำที่คั่นหรือติดที่สันกระดาษ เพื่อแยกเอกสารตามประเภท และติดป้ายกำกับ หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด และรายการ เอกสารที่สันของแฟ้ม เพื่อให้รู้ว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสารประเภทอะไร โดยไม่จำเป็นต้องเปิดแฟ้มดู

6.จัดเก็บเอกสารเข้าที่
    ควรเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้งาน หรือนาน ๆ จะหยิบออกมาใช้สักครั้งไว้ด้านล่างสุดของเอกสารทั้งหมด หรือในสุดของตู้ และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยไว้ในระดับสายตา หรือระดับที่จะหยิบออกมาใช้งานได้อย่างสะดวก ส่วนเอกสารที่มีความสำคัญและเป็นข้อมูลที่เป็นความลับ ควรจะจัดเก็บในที่ที่มีการรักษาความปลอดภัย มีการป้องกันอย่างดี อย่างตู้นิรภัย หรือตู้ลิ้นชักที่สามารถล็อคกุญแจได้ ส่วนหลักในการจัดเรียงนั้นก็อาจจะจัดเรียงแฟ้ม ตามลำดับตัวอักษรที่ใช้กันทั่วไป

7.คัดแยกว่าเอกสารไหนควรเก็บ เอกสารไหนควรจะทิ้งไป
    เอกสารที่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ อย่างเอกสารพวกบัตรเครดิต เอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี ต้องแยกออกจากเอกสารเอกสารทั่ว ๆ ไป ถ้าจะให้ดีเลยควรแยกประเภท และกำหนดระยะเวลาที่มีความจำเป็นต้องเก็บ เช่น เอกสารที่เก็บนานเป็นปี หรือเก็บไว้ใช้สำหรับชำระเงินเดือนหรือสองเดือน เป็นต้น

8.จัดทำบัตรยืม
    ถ้ามีการยืมเอกสาร หรือแฟ้มเอกสารไปใช้งาน จะต้องใช้บัตรยืม หรือแฟ้มยืม ไว้แทนที่เอกสารที่ยืมไปจนกว่าเอกสารนั้นจะถูกนำมาคืน เพื่อป้องกันเอกสารหาย หรือลืมว่าต้องเก็บคืนไว้ที่ไหน

9.เอกสารที่ใช้แล้วแต่จำเป็นต้องเก็บไว้ระยะหนึ่ง
   เอกสารที่เราใช้แล้ว แต่มีความจำเป็นต้องเก็บเอกสารไว้ระยะหนึ่ง และเอกสารนั้นไม่ค่อยได้ใช้อ้างอิงสักเท่าไหร่ ควรจัดเก็บไว้ ณ ชั้นล่างสุดของตู้เอกสารหรือชั้นเก็บของ

10.ควรฝึกจนเป็นนิสัย
    การจัดเก็บเอกสารควรฝึกให้เป็นนิสัยที่เราต้องทำทุกวันเป็นกิจวัตรประจำวัน ไม่ทิ้งไว้แล้วรอเอกสารมีจำนวนมาก ๆ แล้วค่อยทำ โดยทำตามเทคนิคดังต่อไปนี้

• เช็คตู้จดหมายเป็นประจำทุกวัน หรือทำให้บ่อยที่สุดเท่าที่พอจะมีเวลาทำได้ เอกสารที่ไม่สำคัญทิ้งได้ทันที
• หาพื้นที่สำหรับการเก็บจดหมาย ไม่ว่าจะเป็นที่บ้าน หรือที่ทำงานก็ตาม
• กำหนดเวลาสำหรับการจัดการกับกองเอกสาร ให้เป็นประจำทุกสัปดาห์

 

จัดแฟ้มเอกสารทางบัญชี ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น

 Credit: https://www.onlinesoft.co.th

แฟ้มเอกสารทางบัญชีที่กิจการต้องมี แบ่งเป็น 10 แฟ้ม ดังนี้
- แฟ้มข้อมูลกิจการ (Permanent File)
- แฟ้มงานภาษี (Tax File) 
- แฟ้มภาษีซื้อและภาษีขาย (Input Vat and Output Vat File)
- แฟ้มใบสำคัญรับ (Receipt Voucher Files)
- แฟ้มรอรับเงิน (AR Files)
- แฟ้มใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher Files)
- แฟ้มรอจ่ายเงิน (AP Files)
- แฟ้มใบสำคัญทั่วไป (Journal Voucher)
- แฟ้มกระดาษทำการและงบการเงิน
- แฟ้มการติดต่องาน (Letter File)
 

 1. แฟ้มข้อมูลกิจการ (Permanent File) ประกอบด้วย เป็นข้อมูลที่สำคัญ และไม่ได้มีมาบ่อยๆ เป็นข้อมูลที่ติดตัวกิจการตั้งแต่เปิดกิจการนั่นเอง ได้แก่
- หนังสือรับรอง
- เอกสารการจดทะเบียนบริษัท
- จดทะเบียนห้างหุ้นส่วน
- รายชื่อผู้ถือหุ้น
- รายงานการประชุมประจำปี
- แผนผังองค์กร (Organization Chart)
- งบการเงินของปีก่อน
- ภงด.50/51 ของปีก่อน ภพ.01, ภพ.09, ภพ.20
- สัญญาสำคัญต่าง ๆ

2. แฟ้มงานภาษี (Tax File)
เป็นแฟ้มที่เก็บแบบภาษีต่าง ๆ รวมทั้งแบบแนบ ไม่ว่าจะเป็น
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช่น ภงด. 1 ภงด. 3 ภงด. 53
- สำหรับกิจการที่จดทะเบียน VAT จะมี ภ.พ. 30
- รายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขาย ภงด.50 และ 51 ของปีปัจจุบัน
- รวมทั้งประกันสังคมและ กองทุนทดแทนต่าง ๆ

3. แฟ้มภาษีซื้อและภาษีขาย (Input Vat and Output Vat File)
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช่น ภงด. 1 ภงด. 3 ภงด. 53
- สำหรับกิจการที่จดทะเบียน VAT จะมี ภ.พ. 30
- รายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขาย
- ภงด.50 และ 51 ของปีปัจจุบัน
- รวมทั้งประกันสังคมและ กองทุนทดแทนต่าง ๆ 

4. แฟ้มใบสำคัญรับ (Receipt Voucher Files)
ใบสำคัญรับ คือ เมื่อได้รับเงินจากการประกอบกิจการ จะมีใบสำคัญรับปะหน้าเอกสาร และแนบใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น แสดงว่ารับเงินมาจากรายการใด จำนวนเท่าใด บุคคลใดเป็นบุคคลที่รับเงิน บางครั้งฝ่ายบัญชีไม่ได้เป็นฝ่ายที่เก็บเงิน อาจเป็นฝ่ายอื่นๆของกิจการ เช่น ฝ่ายการเงิน ดังนั้น บุคคลที่รับเงิน ต้องเป็นคนเก็บรวบรวมให้ฝ่ายบัญชีและเซ็นรับรอง แล้วฝ่ายบัญชีจะนำเอกสารเหล่านั้นมาบันทึกบัญชีนั่นเอง

5. แฟ้มรอรับเงิน (AR Files)
เมื่อขายสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้า เราจะให้ Credit term คือการบอกลูกค้าว่า เราให้บริการ ณ วันนี้ แต่คุณสามารถชำระเงินได้ภายใน 30 วัน หรือ 45 วัน เมื่อลูกค้าจ่ายชำระเงินหลังจากที่ออกใบแจ้งหนี้ หากสิ้นเดือน แต่ยังไม่ได้รับชำระเงิน จะใช้เอกสารใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ใส่ไว้ในแฟ้มรอรับเงิน เพราะสุดท้ายคือยอดลูกหนี้การค้าของกิจการ สามารถนำเอกสารไปวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้าต่อไปได้นั่นเอง

6. แฟ้มใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher Files)
ในส่วนของการจ่ายเงิน เอกสารที่ต้องมี คือ ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher Files) ทุกครั้งที่มีการจ่ายเงิน เราควรจัดทำเอกสารนี้ระบุชื่อ ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบก่อนชำระเงิน ใบสำคัญจ่าย เป็นหลักฐานภายในกิจการ ที่มีขั้นตอนการอนุมัติเป็นลำดับขั้น โดยมีเอกสารประกอบเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี เพื่อง่ายต่อการบันทึกบัญชี โดยในแฟ้มใบสำคัญจ่ายควรรันเลขที่พร้อมวันที่ไว้ด้วย เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบต่อไป

7. แฟ้มรอจ่ายเงิน (AP Files)
เมื่อซื้อสินค้าหรือบริการจากเจ้าหนี้ แต่ยังไม่ได้ชำระเงิน จะได้รับใบแจ้งหนี้ ใบรับสินค้า โดยแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ซื้อ และแจ้งว่าต้องชำระเงินเมื่อใด การมีแฟ้มเก็บเอกสารเหล่านี้ จะทำให้เราสามารถตรวจสอบหนี้ค้างชำระ และดูว่าควรจะตั้งเป็น AP ตอนปลายงวดหรือไม่

8. แฟ้มใบสำคัญทั่วไป (Journal Voucher)
การปรับปรุงบัญชีต่าง ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับแฟ้มที่กล่าวมาแล้วนั้น เช่น ปิดบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่ม การคำนวณค่าเสื่อมราคา หรือการแก้ไขข้อผิดพลาดต่างๆ โดยเอกสาร คือ Journal Voucher ควรรวบรวมเก็บไว้ในแฟ้มนี้ โดยแยกเป็นรายเดือน ให้เป็นระเบียบ

9. แฟ้มกระดาษทำการและงบการเงิน
การปิดงบการเงิน จะมีเอกสารประเภทกระดาษทำการประกอบงบการเงิน เช่น งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) และ Bank Statement  รายงานอายุลูกหนี้การค้า (AR Aging Report) รายงานสินค้าคงเหลือ ทะเบียนทรัพย์สิน หรือ รายงานเจ้าหนี้การค้า (AP Report) เป็นต้นการเก็บรวบรวมเอกสารเหล่านี้ไว้ในแฟ้มเดียวกัน จะทำให้การจัดทำงบการเงินของกิจการง่ายขึ้น

10. แฟ้มการติดต่องาน (Letter File)
แฟ้มนี้มีความสำคัญต่อผู้ทำบัญชีมี วัตถุประสงค์ของแฟ้มนี้ คือ มีไว้สำหรับเก็บข้อมูลติดต่อประสานงานกับลูกค้าเช่น หนังสือรับงานทำบัญชี หรือบันทึกข้อความการติดต่อลูกค้า อีเมลล์ต่างๆ รวมถึงปฏิทินการรับเอกสารและการรับเงินของลูกค้าแต่ละราย หากสามารถรวบรวมไว้ในแฟ้มเดียวกันได้ จะสะดวกต่อการค้นหาเพื่อความรวดเร็วในการดำเนินงาน

   

การสร้าง Cyclone แบบละเอียดที่สามารถคำนวณน้ำหนักและราคาวัสดุได้แบบ Auto ...

We took the photos of Manitou MTX1440 SLT attached with Bucket with Grab (New) at Promech Resources’ Workshop.

คุณวิชัยส่งรูปบุ้งกี๋อันใหม่มาให้ดู อันนี้เอาไปทดลองใช้ได้แต่เช้าไปเย็นกลับ
มีบุ้งกี๋อันเก่าซึ่งไม่มีเหล็กซี่แหลม ๆ ให้ยืมทดลองใช้ ตั้งแต่วันที่ 25 มิ.ย. 57 เป็นเวลาประมาณ 2 สัปดาห์ (หรืออาจจะ 1 เดือน) ขนมาพร้อมกับงาน PM ไม่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่ม

พบรอยแตกร้าวบริเวณแขน Bale Clamp

• หลังจากใช้งานมาประมาณ 1 เดือนก็เกิดรอยแตกบริเวณแขน Bale Clamp
• เนื่องจากยังอยู่ในระยะประกันจึงแจ้งผู้ขายให้รีบเปลี่ยน/ซ่อม

บริการให้เช่ารถคีบตั้งกอง Telehandler

Roll off Truck

รูปรถ Roll off Truck ซึ่งสามารถยกตู้สินค้าด้านหลังขึ้นลงได้

ผู้ประกอบการขนส่งรายใดมีรถ Roll off Truck และมีความประสงค์รับงานขนส่งสินค้าก็สามารถติดต่องานได้ครับ