จัดแฟ้มเอกสารทางบัญชี ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น

 Credit: https://www.onlinesoft.co.th

แฟ้มเอกสารทางบัญชีที่กิจการต้องมี แบ่งเป็น 10 แฟ้ม ดังนี้
- แฟ้มข้อมูลกิจการ (Permanent File)
- แฟ้มงานภาษี (Tax File) 
- แฟ้มภาษีซื้อและภาษีขาย (Input Vat and Output Vat File)
- แฟ้มใบสำคัญรับ (Receipt Voucher Files)
- แฟ้มรอรับเงิน (AR Files)
- แฟ้มใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher Files)
- แฟ้มรอจ่ายเงิน (AP Files)
- แฟ้มใบสำคัญทั่วไป (Journal Voucher)
- แฟ้มกระดาษทำการและงบการเงิน
- แฟ้มการติดต่องาน (Letter File)
 

 1. แฟ้มข้อมูลกิจการ (Permanent File) ประกอบด้วย เป็นข้อมูลที่สำคัญ และไม่ได้มีมาบ่อยๆ เป็นข้อมูลที่ติดตัวกิจการตั้งแต่เปิดกิจการนั่นเอง ได้แก่
- หนังสือรับรอง
- เอกสารการจดทะเบียนบริษัท
- จดทะเบียนห้างหุ้นส่วน
- รายชื่อผู้ถือหุ้น
- รายงานการประชุมประจำปี
- แผนผังองค์กร (Organization Chart)
- งบการเงินของปีก่อน
- ภงด.50/51 ของปีก่อน ภพ.01, ภพ.09, ภพ.20
- สัญญาสำคัญต่าง ๆ

2. แฟ้มงานภาษี (Tax File)
เป็นแฟ้มที่เก็บแบบภาษีต่าง ๆ รวมทั้งแบบแนบ ไม่ว่าจะเป็น
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช่น ภงด. 1 ภงด. 3 ภงด. 53
- สำหรับกิจการที่จดทะเบียน VAT จะมี ภ.พ. 30
- รายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขาย ภงด.50 และ 51 ของปีปัจจุบัน
- รวมทั้งประกันสังคมและ กองทุนทดแทนต่าง ๆ

3. แฟ้มภาษีซื้อและภาษีขาย (Input Vat and Output Vat File)
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช่น ภงด. 1 ภงด. 3 ภงด. 53
- สำหรับกิจการที่จดทะเบียน VAT จะมี ภ.พ. 30
- รายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขาย
- ภงด.50 และ 51 ของปีปัจจุบัน
- รวมทั้งประกันสังคมและ กองทุนทดแทนต่าง ๆ 

4. แฟ้มใบสำคัญรับ (Receipt Voucher Files)
ใบสำคัญรับ คือ เมื่อได้รับเงินจากการประกอบกิจการ จะมีใบสำคัญรับปะหน้าเอกสาร และแนบใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น แสดงว่ารับเงินมาจากรายการใด จำนวนเท่าใด บุคคลใดเป็นบุคคลที่รับเงิน บางครั้งฝ่ายบัญชีไม่ได้เป็นฝ่ายที่เก็บเงิน อาจเป็นฝ่ายอื่นๆของกิจการ เช่น ฝ่ายการเงิน ดังนั้น บุคคลที่รับเงิน ต้องเป็นคนเก็บรวบรวมให้ฝ่ายบัญชีและเซ็นรับรอง แล้วฝ่ายบัญชีจะนำเอกสารเหล่านั้นมาบันทึกบัญชีนั่นเอง

5. แฟ้มรอรับเงิน (AR Files)
เมื่อขายสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้า เราจะให้ Credit term คือการบอกลูกค้าว่า เราให้บริการ ณ วันนี้ แต่คุณสามารถชำระเงินได้ภายใน 30 วัน หรือ 45 วัน เมื่อลูกค้าจ่ายชำระเงินหลังจากที่ออกใบแจ้งหนี้ หากสิ้นเดือน แต่ยังไม่ได้รับชำระเงิน จะใช้เอกสารใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ใส่ไว้ในแฟ้มรอรับเงิน เพราะสุดท้ายคือยอดลูกหนี้การค้าของกิจการ สามารถนำเอกสารไปวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้าต่อไปได้นั่นเอง

6. แฟ้มใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher Files)
ในส่วนของการจ่ายเงิน เอกสารที่ต้องมี คือ ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher Files) ทุกครั้งที่มีการจ่ายเงิน เราควรจัดทำเอกสารนี้ระบุชื่อ ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบก่อนชำระเงิน ใบสำคัญจ่าย เป็นหลักฐานภายในกิจการ ที่มีขั้นตอนการอนุมัติเป็นลำดับขั้น โดยมีเอกสารประกอบเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี เพื่อง่ายต่อการบันทึกบัญชี โดยในแฟ้มใบสำคัญจ่ายควรรันเลขที่พร้อมวันที่ไว้ด้วย เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบต่อไป

7. แฟ้มรอจ่ายเงิน (AP Files)
เมื่อซื้อสินค้าหรือบริการจากเจ้าหนี้ แต่ยังไม่ได้ชำระเงิน จะได้รับใบแจ้งหนี้ ใบรับสินค้า โดยแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ซื้อ และแจ้งว่าต้องชำระเงินเมื่อใด การมีแฟ้มเก็บเอกสารเหล่านี้ จะทำให้เราสามารถตรวจสอบหนี้ค้างชำระ และดูว่าควรจะตั้งเป็น AP ตอนปลายงวดหรือไม่

8. แฟ้มใบสำคัญทั่วไป (Journal Voucher)
การปรับปรุงบัญชีต่าง ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับแฟ้มที่กล่าวมาแล้วนั้น เช่น ปิดบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่ม การคำนวณค่าเสื่อมราคา หรือการแก้ไขข้อผิดพลาดต่างๆ โดยเอกสาร คือ Journal Voucher ควรรวบรวมเก็บไว้ในแฟ้มนี้ โดยแยกเป็นรายเดือน ให้เป็นระเบียบ

9. แฟ้มกระดาษทำการและงบการเงิน
การปิดงบการเงิน จะมีเอกสารประเภทกระดาษทำการประกอบงบการเงิน เช่น งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) และ Bank Statement  รายงานอายุลูกหนี้การค้า (AR Aging Report) รายงานสินค้าคงเหลือ ทะเบียนทรัพย์สิน หรือ รายงานเจ้าหนี้การค้า (AP Report) เป็นต้นการเก็บรวบรวมเอกสารเหล่านี้ไว้ในแฟ้มเดียวกัน จะทำให้การจัดทำงบการเงินของกิจการง่ายขึ้น

10. แฟ้มการติดต่องาน (Letter File)
แฟ้มนี้มีความสำคัญต่อผู้ทำบัญชีมี วัตถุประสงค์ของแฟ้มนี้ คือ มีไว้สำหรับเก็บข้อมูลติดต่อประสานงานกับลูกค้าเช่น หนังสือรับงานทำบัญชี หรือบันทึกข้อความการติดต่อลูกค้า อีเมลล์ต่างๆ รวมถึงปฏิทินการรับเอกสารและการรับเงินของลูกค้าแต่ละราย หากสามารถรวบรวมไว้ในแฟ้มเดียวกันได้ จะสะดวกต่อการค้นหาเพื่อความรวดเร็วในการดำเนินงาน