Credit: https://ecm.beesuite.co
1.เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารทั้งหมดให้พร้อม
อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงาน
อย่างกล่องกระดาษ แฟ้ม ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องเก็บเอกสาร
เมื่อเตรียมอุปกรณ์เรียบร้อยแล้ว ก็จะเป็นขั้นตอนการจัดเรียงเอกสาร
ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ ต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ในที่เดียวกัน
ไม่อย่างนั้นแล้วอาจะต้องเสียเวลามาจัดการใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ายังมีเอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่าง
ๆ
2.จัดการเอกสารในทันทีที่ได้รับ
จริง
ๆ แล้ววิธีการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดก็คือ ทันทีที่ได้รับเอกสารมา
ให้คุณจัดการกับเอกสารนั้นโดยทันที อย่างเช่น
ถ้าหากเป็นจดหมายก็ให้เปิดอ่านทันที หากมีเรื่องสำคัญก็เก็บไว้
หากไม่สำคัญก็ทิ้งไป การจัดการกับเอกสารในทันทีนั้น
จะลดกระปริมาณเอกสารกระดาษภายในบ้านให้ลดลงอย่างเห็นได้ชัด
3.แยกเอกสารที่จำเป็นต้องเก็บให้เป็นหมวดหมู่ย่อยที่สุด
ควรเริ่มกับการจัดการกล่องใบแรกก่อน
โดยต้องแยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็น 2 ประเภท คือ
เอกสารที่ ยังอยู่ในระหว่างการปฏิบัติงาน อันได้แก่
ใบรายการที่ต้องส่งให้ลูกค้า ใบเสร็จที่ยังไม่ได้ชำระเงิน
ใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้ผ่านการพิจารณา เป็นต้น
และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว อย่างเช่น
เอกสารที่ผ่านการดำเนินการแล้ว รวมไปถึงเอกสารที่สำคัญทางกฎหมาย
หลังจากทำการแบ่งเอกสารเป็น 2 ประเภทแล้ว
ก็ต้องมาจัดหมวดหมู่ของเอกสารนั้นอีกครั้ง เช่น หมวดการเงิน หมวดการจัดการ
หใวดการจำหน่าย เป็นต้น
4.ทำการจัดเรียงเอกสาร
เมื่อทำการแยกเอกสารเป็นหมวดหมู่ย่อยแล้ว
ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำดับวันและเวลาอีกครั้ง
เพื่อให้การค้นหาเอกสารนั้นง่ายขึ้น เมื่อจำเป็นต้องหยิบมาใช้
ในกรณีที่ในแต่ละวันมีใบรายการจำนวนมาก อาจจัดเรียงรายการใน 1
วันนั้นตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ-ส่ง หรือข้อมูลอื่น
ๆ ที่ระบุไว้ในเอกสารดังกล่าว เพื่อให้สะดวกในการค้นหา
และเป็นระเบียบยิ่งขึ้น
5.จัดเข้าแฟ้มเอกสาร
เมื่อคัดแยกเอกสารเรียบร้อยแล้ว
ต่อมาสิ่งที่จำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นเข้าแฟ้ม
โดยแยกให้ชัดเจนว่าแต่ละแฟ้มนั้นเป็นเอกสารหมวดไหนอะไร
และเก็บแค่เอกสารหมวดนั้น ๆ ในแฟ้มเพียงหมวดเดียว แต่ทั้งนี้ใน 1
แฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไป เพราะนอกจากจะหาได้ยากแล้ว
ขนาดของแฟ้มที่หนาเกินไปยังมีผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย
ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากกว่า
1 แฟ้มใน 1 หมวด การใช้วิธีแยกหมวดหมู่ด้วยแฟ้มสีต่าง ๆ
ยังเป็นทางเลือกที่ดีอีกด้วย หลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้ว
อาจใช้กระดาษสีมาทำที่คั่นหรือติดที่สันกระดาษ เพื่อแยกเอกสารตามประเภท
และติดป้ายกำกับ หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด และรายการ เอกสารที่สันของแฟ้ม
เพื่อให้รู้ว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสารประเภทอะไร
โดยไม่จำเป็นต้องเปิดแฟ้มดู
6.จัดเก็บเอกสารเข้าที่
ควรเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้งาน หรือนาน ๆ
จะหยิบออกมาใช้สักครั้งไว้ด้านล่างสุดของเอกสารทั้งหมด หรือในสุดของตู้
และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยไว้ในระดับสายตา
หรือระดับที่จะหยิบออกมาใช้งานได้อย่างสะดวก
ส่วนเอกสารที่มีความสำคัญและเป็นข้อมูลที่เป็นความลับ
ควรจะจัดเก็บในที่ที่มีการรักษาความปลอดภัย มีการป้องกันอย่างดี
อย่างตู้นิรภัย หรือตู้ลิ้นชักที่สามารถล็อคกุญแจได้
ส่วนหลักในการจัดเรียงนั้นก็อาจจะจัดเรียงแฟ้ม
ตามลำดับตัวอักษรที่ใช้กันทั่วไป
7.คัดแยกว่าเอกสารไหนควรเก็บ เอกสารไหนควรจะทิ้งไป
เอกสารที่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้
อย่างเอกสารพวกบัตรเครดิต เอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี
ต้องแยกออกจากเอกสารเอกสารทั่ว ๆ ไป ถ้าจะให้ดีเลยควรแยกประเภท
และกำหนดระยะเวลาที่มีความจำเป็นต้องเก็บ เช่น เอกสารที่เก็บนานเป็นปี
หรือเก็บไว้ใช้สำหรับชำระเงินเดือนหรือสองเดือน เป็นต้น
8.จัดทำบัตรยืม
ถ้ามีการยืมเอกสาร หรือแฟ้มเอกสารไปใช้งาน
จะต้องใช้บัตรยืม หรือแฟ้มยืม
ไว้แทนที่เอกสารที่ยืมไปจนกว่าเอกสารนั้นจะถูกนำมาคืน
เพื่อป้องกันเอกสารหาย หรือลืมว่าต้องเก็บคืนไว้ที่ไหน
9.เอกสารที่ใช้แล้วแต่จำเป็นต้องเก็บไว้ระยะหนึ่ง
เอกสารที่เราใช้แล้ว
แต่มีความจำเป็นต้องเก็บเอกสารไว้ระยะหนึ่ง
และเอกสารนั้นไม่ค่อยได้ใช้อ้างอิงสักเท่าไหร่ ควรจัดเก็บไว้ ณ
ชั้นล่างสุดของตู้เอกสารหรือชั้นเก็บของ
10.ควรฝึกจนเป็นนิสัย
การจัดเก็บเอกสารควรฝึกให้เป็นนิสัยที่เราต้องทำทุกวันเป็นกิจวัตรประจำวัน
ไม่ทิ้งไว้แล้วรอเอกสารมีจำนวนมาก ๆ แล้วค่อยทำ โดยทำตามเทคนิคดังต่อไปนี้
- เช็คตู้จดหมายเป็นประจำทุกวัน หรือทำให้บ่อยที่สุดเท่าที่พอจะมีเวลาทำได้ เอกสารที่ไม่สำคัญทิ้งได้ทันที
- หาพื้นที่สำหรับการเก็บจดหมาย ไม่ว่าจะเป็นที่บ้าน หรือที่ทำงานก็ตาม
- กำหนดเวลาสำหรับการจัดการกับกองเอกสาร ให้เป็นประจำทุกสัปดาห์
No comments:
Post a Comment